个人介绍
电子文件管理 刘家真
提供学校: 武汉大学信息管理学院
专业大类: 管理科学与工程

 随着计算机技术的日益普及以及政府、企业、家庭信息化的蓬勃发展,社会各领域已经正在形成大量的电子文件。电子文件的问世,不仅打破了白纸黑字一统信息世界的局面,是信息的存储方式发生了变革,而且在很大程度上改变了人类的工作、学习和生活方式。管理用好电子文件,对于发挥计算机优势,开发信息资源,提高工作效率质量,确保信息安全以及方便我们的日常学习和生活都有着重要的意义。

教师团队

刘家真 教授、博导

单位:武汉大学

部门:信息管理学院

职位:所长、理事

电子文件

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

基本特征

第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中,并可通过通信网络进行传输。

第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。

种类

1、文本文件

2、图像文件

3、图形文件

4、影像文件

5、声音文件

6、超媒体链结文件

7、程序文件

8、数据文件

对比区别

电子文件

广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录,与传统文件、档案概念相对应。按照现代文档一体化的理念,广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的“电子文件”,特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件,它具有文件的各种属性,且一般是公务活动中形成的(但不限于公文,还包括各类业务文件材料和数据),具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求,具有真实性、完整性和有效性。档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。

电子数据

电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的,包括文字、图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据,它包括各类电子文件和电子文档。电子数据概念的外延比电子文件更广泛,形成环境更多样,既包括公务活动中形成的电子文件数据,也包括非公务活动中形成个人信息和系统环境信息等(如临时数据、系统环境、应用软件环境等)。

电子文档

电子文档一般泛指计算机术语中的文档文件(一般指文字表格型的文档,如word文档、excel文档,但也可用于图形、图像、音频视频等其他媒体类型的文档),包括系统文档(如帮助手册、系统配置文档等)和用户文档,属于电子数据的其中一类,与电子文件概念有交叉但不相互包含。电子文档概念则在档案术语中较少使用。

电子公文

电子公文是指符合公文特征的电子文件。一般指电子形式的各类红头文件,有特定的版式和形成、办理流程要求,需以签章等形式加以确认。电子公文属于电子文件的其中一种类型。

电子文件管理

电子文件的分类与甄别

在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需 要人们加以科学地管理,才能便于人们的利用。  

那么,我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同,其分类原则与方法也应当有所区别。  

在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中,我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别,或以文件录入者的姓名或代码 相互区别。而内部网络中的计算机文件,就应当按行业、地区或系统相区别,然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调,也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。  

企业内的电子文件分类,也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分,把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类,然后 借鉴档案分类号细分电子文件类别。  

电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类,才能实现查找便捷。计算机对文件的检索,基本上也是模拟人工检索,只不过是信息处理速度远 远地超过人脑对检索词的反映速度。但是,如果机内文件杂乱无章,文件名称不规范,同样 会制约机检速度。查找网上文件,更不可以盲目检索,而必须知道所查找文件的网址、系统 、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则,如同大海捞针。另一方面,电子文 件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密,有些内容不允许部人员知悉,有些可有偿利用。对于这一部 分文件,一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以,对于企业的核心机密,应当采用更加稳妥的保密手段。  

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后,其复制是极为便利的,同时,也不能 排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改,这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益,甚至引起法律纠纷。这样,我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为,电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时,他只知道该文件内容,而无法知道该文件条码。同样,只有具备隐形条码的电子文件才是原件,才能作为凭证或依据使用。  

电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前,要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的, 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。 

电子文件的鉴定,也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案,应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则,电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档,以保持该电子文件的原始性,以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档 ,以维护电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人,使之与原件相区别。此外,还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完 整性、文件办理过程的完整性等等。  

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号,确定文件的保管期限,打印出文件移交目录,以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式,有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号,以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作,然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件,并将文件管理权向 档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存,重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名,以示负责。

参考教材


课程评价

教学资源
课程章节 | 名称   | 上传时间 | 大小 | 备注
1 电子文件管理 绪论(一)
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2013-12-11 99.40MB
2 电子文件管理 绪论(二)
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2013-12-11 106.60MB
3 电子文件管理 绪论(三)
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4 电子文件管理 绪论(四)
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2013-12-11 103.91MB
5 电子文件管理 绪论(五)
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2013-12-11 98.20MB
6 电子文件管理 绪论(六)
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2013-12-11 98.40MB
7 电子文件管理 绪论(七)
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2013-12-11 110.06MB
8 电子文件管理 绪论(八)
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9 电子文件管理 绪论(九)
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2013-12-11 102.29MB
10 电子文件管理 绪论(十)
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2013-12-11 105.75MB
11 电子文件管理 绪论(十一)
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12 电子文件管理 绪论(十二)
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13 电子文件管理 绪论(十三)
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14 电子文件管理 绪论(十四)
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15 电子文件管理 绪论(十五)
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16 电子文件管理 绪论(十六)
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20 电子文件的基础理论(一)
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21 电子文件的基础理论(二)
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63 电子文件的基础理论(四十四)
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64 电子文件的基础理论(四十五)
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65 电子文件的基础理论(四十六)
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66 电子文件的基础理论(四十七)
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67 电子文件的基础理论(四十八)
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68 电子文件的基础理论(四十九)
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69 电子文件的基础理论(五十)
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70 电子文件管理的实践(一)
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71 电子文件管理的实践(二)
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72 电子文件管理的实践(三)
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73 电子文件管理的实践(四)
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74 电子文件管理的实践(五)
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75 电子文件管理的实践(六)
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2013-12-11 83.01MB
76 电子文件管理的实践(七)
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2013-12-11 78.42MB
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